Administratie Volgens de Belastingdienst, Handig voor Beginners

Verlaag je boekhoudkosten!

In een ideale wereld houd je als ondernemer zelf je boekhouding bij. Zo vermijd je dure boekhouders en boekhoudbureaus, krijg je een beter overzicht in de flow van je eigen inkomsten en uitgaven en heb je het gevoel dat je alles lekker zelf in de hand hebt. In de praktijk vinden vele zelfstandigen het echter vaak erg moeilijk en tijdrovend om een duidelijk overzicht te scheppen in deze overvloed aan cijfers, en besteden ze hun financiële management liever uit.

Dit is niet nodig, want dankzij de wondere wereld van de technologie is het nu mogelijk om zelf eenvoudig en foutloos je eigen boekhouding te verzorgen, zonder daar al te veel tijd aan kwijt te spelen.

Onder het motto “al wat je zelf kan, is geld uitgespaard”, kan je makkelijk aan de slag met een eenvoudigboekhoudprogramma. Deze moderne en gebruiksvriendelijke programma's kunnen vaak zowel op Windows als Linux als op een Mac geïnstalleerd worden.

Tips & tricks voor een eenvoudige boekhouding

Door het naleven van onderstaande regels wordt het managen van je eigen financiën een heel pak eenvoudiger, en je zal al snel merken dat je best heel wat geld kunt uitsparen door je boekhouding in je eigen handen te houden.

• Investeer in een handig boekhoudpakket: beter eenmalige kosten aan een software programma dan maandelijkse kosten aan een boekhoudbureau, toch? 
• Maak tijd: besteed op regelmatige basis een twintigtal minuten aan je boekhouding. Best plan je dit in in je agenda, zodat je de kans niet krijgt dit te vergeten. 
• Onthoud dat het updaten van je boekhouding geen taak is die ondergeschikt is aan je andere werkzaamheden, maar integendeel een evenwaardige taak; net zoals je andere taken je geld opleveren, zal een overzichtelijke boekhouding je ook alleen maar financiële voordelen brengen; 
• Neem ook telkens 5 minuten de tijd om alles een tweede keer na te kijken op eventuele invoerfouten;
• Stel niet uit: houd steeds in je hoofd dat het makkelijker is om een administratieve chaos te voorkomen dan om orde te creëren in een reeds bestaande chaos; 
• Maak er een gewoonte van om bonnetjes ofwel meteen in je boekhoudprogramma in te geven, of ze meteen allemaal op dezelfde plek te leggen om ze dan, zoals hierboven reeds aanbevolen, op op voorhand vastgelegde tijdstippen te verwerken; zorg ervoor dat je niet een kwart van je tickets in je portefeuille hebtzitten, een kwart in een schoendoos onder je bed en de rest verspreid over je woonkomer. Schep orde, en je zal zien dat alles hierdoor doodeenvoudig wordt.

Dilbert: Accountants & Spreadsheets...

ZZP’er en het uitbesteden van de boekhouding

Als ZZP’er heb je te maken met heel wat wettelijke bepalingen waarmee je rekening moet houden. Hoewel je geen personeel in dienst hebt, is het een hele kluif om aan alle regels te voldoen die vanuit de overheid worden opgelegd. Als eenling is het dan ook niet eenvoudig om van alles steeds op de hoogte te zijn of te blijven. Toch wordt er van je verwacht dat je steeds voldoet aan alle voorschriften en niet in het minst aan je boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Eenvoudige boekhouding

Vanzelfsprekend is de boekhouding van een ZZP’er veel eenvoudiger dan de administratie van een vennootschap. Toch zijn beiden voor een deel onderworpen aan dezelfde verplichtingen. Een bv zal er veelal iemand voor in dienst nemen; maar een ZZP’er moet zelf zijn weg vinden in het doolhof van de administratieve verplichtingen. Tenzij je als zelfstandig boekhouder actief bent, is het voor de meeste zelfstandigen absoluut niet evident om de eigen administratie te beheren. Toch kan ook deze groep van ondernemers op een efficiënte en goedkope manier zorgen voor een correcte boekhouding. Met een eenvoudig (en gratis) boekhoudpakket zoals Excel kan een ZZP’er al een heel eind op weg komen.

Kosten vs baten

Natuurlijk wil je als zelfstandige je tijd zo efficiënt mogelijk indelen. Veelal geldt: een uur niet gewerkt, is een uur niets verdiend. Het is dan ook voor vele ZZP’ers een doorn in het oog om uren werk te besteden aan het bijhouden van de administratie. Tegelijkertijd staat deze ondernemer er ook bij stil dat het uitbesteden van deze taken aan een externe deskundige, mogelijk nog veel meer zal kosten. Het is goed om een zorgvuldige afweging te maken van deze kosten tegenover je eigen omzet die je moet laten liggen als je de boekhouding helemaal zelf doet. Zo kom je er al snel achter welke aanpak het meest rendabel is voor jou.

Boekhouden hoeft niet duur te zijn

Ook al kies je er voor om een deel van je boekhouding uit te besteden; je kan de kosten er van zelf in de hand houden. Besteed enkel uit wat je zelf niet kan doen. Voor de overige taken, kan je gebruik maken van eenvoudige en goedkope software. Voor een standaard boekhouding is het zelfs al mogelijk om met een gratis pakket zoals Excel een heel eind op weg te komen. Je kan je dan laten adviseren door een boekhouder over de punten waarover je onzeker bent of niet over de juiste kennis beschikt (bijv. aangiftes).