Boekhouden voor iedereen

Een boekhoudpakket is een noodzakelijk aspect voor iedere onderneming. Als ondernemer kan je er voor kiezen om de volledige administratie uit te besteden aan een boekhouder of je kiest ervoor om zelf een deel (of alles) in eigen beheer te houden. Als je er zelf mee aan de slag gaat zal je in principe heel wat geld kunnen besparen. Om je goed op gang te helpen en op de juiste weg te houden, kan je gebruik maken van een van de vele boekhoudpakketten.

Gratis en makkelijk

De goedkoopste vorm van een boekhoudpakket is Excel. Deze software is compatibel op iedere computer en is zodanig geïntegreerd dat vrijwel iedereen er minimaal een basiskennis van heeft. Dankzij de vele, eenvoudige sjablonen die je terugvindt in het pakket, kan je op een snelle en doeltreffende manier aan de slag gaan met je eigen boekhouding. Het is niet nodig om ingewikkelde formules te kennen of te leren. Het pakket neemt je als het ware bij de hand en leidt je doorheen alle stappen. Houd er echter wel rekening mee dat je op deze manier volledig zelfstandig handelt en er niemand is die met je meekijkt of feedback geeft.

Boekhoudprogramma’s

Als je wellicht toch wat ondersteuning wenst, of je er beter bij voelt dat er iemand met je meekijkt, kan je ook kiezen voor een betaald boekhoudpakket. Het aanbod van dergelijke software is enorm groot. Het is dan ook raadzaam om voor jezelf in kaart te brengen wat je precies verwacht van het pakket. Mogelijk ga je zelf slechts een deel van je administratie beheren en besteed je de rest uit. Dan is het goed om na te gaan welke toepassingen voor jou nodig zijn en of ze compatibel zijn met de software van je boekhouder. Op die manier kan je de beste keuze maken voor een boekhoudpakket dat niet meer kost dan strikt noodzakelijk is. Bovendien beperk je de kosten voor het inhuren van de diensten van je boekhouder.

Online pakketten

Veelal werken boekhouders volgens het eenvoudige principe: ieder advies kost geld. Een paar uurtjes advies kunnen al snel tot een pittige factuur leiden. Je kan dan ook overwegen om een abonnement te nemen op een online boekhoudpakket. De voordelen hiervan zijn:

1. Je gegevens worden online bewaard (zo kan je overal en altijd je gegevens gebruiken of bekijken)
2. Je profiteert onmiddellijk van updates in het pakket (bijv. na wettelijke veranderingen)
3. Je maakt gebruik van een online helpdesk

De boekhouding als leidraad van je onderneming

Het bijhouden van de boekhouding is voor heel wat ondernemers een tijdrovende bezigheid die met weinig enthousiasme wordt onthaald. Je start met een eigen zaak omdat je goed bent in je vakgebied en omdat je plezier hebt in wat je doet. Het moeten voeren van een correcte boekhouding hoort daar veelal niet bij. Toch is een correct financieel beheer een onmisbare schakel in je bedrijfsvoering. Dit hoeft niet eens ingewikkeld en buitenproportioneel duur te zijn; met het gebruik van Excel kom je al een heel eind in de goede richting.

Boekhouding: een middel of een doel

Het bijhouden van alle bancaire en financiële transacties in je onderneming is van het allergrootste belang. Het is de enige manier om je kosten en omzet inzichtelijk te houden. Het biedt je de nodige handvaten om, daar waar nodig, tijdig bij te kunnen sturen. Om te kunnen rekenen op een up-to-date en onderbouwd financieel overzicht, maak je gebruik van je boekhouding. Het bijhouden van deze boekhouding is dus geen doel op zich. Het is een middel om het welslagen van je onderneming een extra duwtje in de rug te geven.

Eenvoudig boekhouden

Allereerst is het van belang te weten dat je je best altijd laat ondersteunen door een ervaren boekhouder. Het is goed te weten dat er iemand met je meekijkt en er voor zorgt dat je tijdig en correct aan je wettelijke verplichtingen voldoet. Toch kan je het pakket met werkzaamheden (en het daarbij horende prijskaartje) van je boekhouder flink terugschroeven door zelf aan te slag gaan met je administratie. Hiervoor hoef je geen dure of ingewikkelde software aan te schaffen. Zonder dat je het misschien zelf beseft, heb je alles al in huis om dat te doen. Je kan namelijk eenvoudigweg gebruik maken van Microsoft Excel. Met een goede basiskennis van dit pakket kan je je eigen administratie prima bijhouden.

Excel voor iedereen

Je hoeft geen expert te zijn om aan de slag te gaan met Excel.  En zelfs als je wat kennis mist, kan je dat eenvoudig bijspijkeren met een korte en relevante cursus. Het is een universele toepassing voor financiële overzichten dat door vrijwel alle boekhouders op eenvoudige wijze kan worden geïmporteerd in hun boekhoudpakketten. Op die manier beschikt jouw boekhouder meteen over alle informatie voor de benodigde aangiftes of andere wettelijke verplichtingen. Hierdoor wordt tijd, en dus geld, bespaard. En dankzij de gebruiksvriendelijke weergave van de sheets heb je zelf, steeds, een up-to-date overzicht bij de hand met de financiële toestand van je onderneming.

Administratie Volgens de Belastingdienst, Handig voor Beginners

Verlaag je boekhoudkosten!

In een ideale wereld houd je als ondernemer zelf je boekhouding bij. Zo vermijd je dure boekhouders en boekhoudbureaus, krijg je een beter overzicht in de flow van je eigen inkomsten en uitgaven en heb je het gevoel dat je alles lekker zelf in de hand hebt. In de praktijk vinden vele zelfstandigen het echter vaak erg moeilijk en tijdrovend om een duidelijk overzicht te scheppen in deze overvloed aan cijfers, en besteden ze hun financiële management liever uit.

Dit is niet nodig, want dankzij de wondere wereld van de technologie is het nu mogelijk om zelf eenvoudig en foutloos je eigen boekhouding te verzorgen, zonder daar al te veel tijd aan kwijt te spelen.

Onder het motto “al wat je zelf kan, is geld uitgespaard”, kan je makkelijk aan de slag met een eenvoudigboekhoudprogramma. Deze moderne en gebruiksvriendelijke programma's kunnen vaak zowel op Windows als Linux als op een Mac geïnstalleerd worden.

Tips & tricks voor een eenvoudige boekhouding

Door het naleven van onderstaande regels wordt het managen van je eigen financiën een heel pak eenvoudiger, en je zal al snel merken dat je best heel wat geld kunt uitsparen door je boekhouding in je eigen handen te houden.

• Investeer in een handig boekhoudpakket: beter eenmalige kosten aan een software programma dan maandelijkse kosten aan een boekhoudbureau, toch? 
• Maak tijd: besteed op regelmatige basis een twintigtal minuten aan je boekhouding. Best plan je dit in in je agenda, zodat je de kans niet krijgt dit te vergeten. 
• Onthoud dat het updaten van je boekhouding geen taak is die ondergeschikt is aan je andere werkzaamheden, maar integendeel een evenwaardige taak; net zoals je andere taken je geld opleveren, zal een overzichtelijke boekhouding je ook alleen maar financiële voordelen brengen; 
• Neem ook telkens 5 minuten de tijd om alles een tweede keer na te kijken op eventuele invoerfouten;
• Stel niet uit: houd steeds in je hoofd dat het makkelijker is om een administratieve chaos te voorkomen dan om orde te creëren in een reeds bestaande chaos; 
• Maak er een gewoonte van om bonnetjes ofwel meteen in je boekhoudprogramma in te geven, of ze meteen allemaal op dezelfde plek te leggen om ze dan, zoals hierboven reeds aanbevolen, op op voorhand vastgelegde tijdstippen te verwerken; zorg ervoor dat je niet een kwart van je tickets in je portefeuille hebtzitten, een kwart in een schoendoos onder je bed en de rest verspreid over je woonkomer. Schep orde, en je zal zien dat alles hierdoor doodeenvoudig wordt.

Dilbert: Accountants & Spreadsheets...

ZZP’er en het uitbesteden van de boekhouding

Als ZZP’er heb je te maken met heel wat wettelijke bepalingen waarmee je rekening moet houden. Hoewel je geen personeel in dienst hebt, is het een hele kluif om aan alle regels te voldoen die vanuit de overheid worden opgelegd. Als eenling is het dan ook niet eenvoudig om van alles steeds op de hoogte te zijn of te blijven. Toch wordt er van je verwacht dat je steeds voldoet aan alle voorschriften en niet in het minst aan je boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Eenvoudige boekhouding

Vanzelfsprekend is de boekhouding van een ZZP’er veel eenvoudiger dan de administratie van een vennootschap. Toch zijn beiden voor een deel onderworpen aan dezelfde verplichtingen. Een bv zal er veelal iemand voor in dienst nemen; maar een ZZP’er moet zelf zijn weg vinden in het doolhof van de administratieve verplichtingen. Tenzij je als zelfstandig boekhouder actief bent, is het voor de meeste zelfstandigen absoluut niet evident om de eigen administratie te beheren. Toch kan ook deze groep van ondernemers op een efficiënte en goedkope manier zorgen voor een correcte boekhouding. Met een eenvoudig (en gratis) boekhoudpakket zoals Excel kan een ZZP’er al een heel eind op weg komen.

Kosten vs baten

Natuurlijk wil je als zelfstandige je tijd zo efficiënt mogelijk indelen. Veelal geldt: een uur niet gewerkt, is een uur niets verdiend. Het is dan ook voor vele ZZP’ers een doorn in het oog om uren werk te besteden aan het bijhouden van de administratie. Tegelijkertijd staat deze ondernemer er ook bij stil dat het uitbesteden van deze taken aan een externe deskundige, mogelijk nog veel meer zal kosten. Het is goed om een zorgvuldige afweging te maken van deze kosten tegenover je eigen omzet die je moet laten liggen als je de boekhouding helemaal zelf doet. Zo kom je er al snel achter welke aanpak het meest rendabel is voor jou.

Boekhouden hoeft niet duur te zijn

Ook al kies je er voor om een deel van je boekhouding uit te besteden; je kan de kosten er van zelf in de hand houden. Besteed enkel uit wat je zelf niet kan doen. Voor de overige taken, kan je gebruik maken van eenvoudige en goedkope software. Voor een standaard boekhouding is het zelfs al mogelijk om met een gratis pakket zoals Excel een heel eind op weg te komen. Je kan je dan laten adviseren door een boekhouder over de punten waarover je onzeker bent of niet over de juiste kennis beschikt (bijv. aangiftes).